私の事務所のＨＰで公開しているエクセルファイル「電子取引データ保存シート」。
一応「『訂正削除の防止に関する事務処理規程』を策定して規程に沿った運用、備付を行う」前提で使うようになっていますが、訂正・削除があった場合のデータの削除などが規程に沿っていないと、規程がお題目になってしまう可能性があるので、索引簿からデータを削除した場合には同じタイミングで「取引情報訂正・削除記録簿」を作成する機能を付けてみました。
「削除・移記」ボタンを押すと、データ削除と削除記録簿の移記が自動で行えます
まず索引簿で削除したいデータを選択し「削除・移記」ボタンを押すと、確認のメッセージが出ます。
「はい」を押すと、削除日付と削除済みの旨が索引簿に記録され、
「取引情報訂正・削除記録簿」に削除された内容が移記されるようになっています。
差し替えとかがあった場合には、いったん削除して新しいものを新規で登録するなど、削除一本で運用するほうが楽なような気がしますね。
電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程もこの表に合わせてみました
備付けなければならない「事務処理規程」の訂正・削除の部分も、「取引情報訂正・削除記録簿」の表にあうように書き直してみました。
第５条
業務処理上やむを得ない理由によって保存する取引関係情報を訂正または削除する場合は、「取引情報訂正・削除記録簿」に以下の内容を記載の上、事後に訂正・削除履歴の確認作業が行えるよう整然とした形で、訂正・削除の対象となった取引関係情報の保存期間が満了するまで保存する。
一 連番
二 索引簿連番
三 取引日付
四 金額
五 取引先名
六 備考
七 訂正・削除日付
八 訂正・削除の別
九 訂正・削除の内容・理由
これで「事務処理規定通りの運用ができていないじゃないか」とかいう指摘を受ける可能性を、少しは減らすことができるかしら？
※インボイス番号で事業者名を引っ張ることができるようになってる！
少し前の日記でエクセルのWEBSERVICE関数を使って、法人番号から法人情報をＡＰＩで取得できるサービスを提供してくれているサイトのことを書いたのですが、新しくインボイス番号で適格請求書発行事業者の名前も引っ張ってくる機能が追加されていました。素晴らしい！！
excelapi.org
これを使えばインボイス番号を引数に、個人事業者も法人の名前も（インボイス発行事業者であるかどうかも）かんたんに引っ張ってくることができそうですね。
取引先名をエクセルに自動抽出させる場合には、まずＰＤＦからインボイス番号を抽出した後
とやれば、自動抽出の精度は大分上がりそう(*^^*)
ただインボイス発行事業者検索サイトについては、こういうニュースもあるんですね。
news.yahoo.co.jp
取引する個人事業者がインボイス発行事業者であるかどうか確認できないと、この制度成り立たないですし・・・。どうするんでしょうね？