今月初めあたりからぼちぼちと作っていた、エクセルの簡易版個別原価計算シート。

最後にお客様が作っている資料に寄せて、案件ごと・月ごとの入出金明細シートを自動集計する機能を付けて、大体完成したかなあという感じです。
あとはお客様に使ってもらえるかどうかですね(^^;。

建設業ほど本格的じゃないけど、案件ごとの原価や利益の管理をしなければならない業種の場合、月次で損益管理をしようとすると、お客様が独自で作っている管理資料から仕訳を起こして会計データを作成するのは結構大変なのですよねえ・・・。
出納帳や売掛・買掛帳の入力ぐらいまではほとんどのお客様が自分でできますが、

完成原価の振替とかになってくると、簿記が分かってない方にはかなり難しくなってしまうので、お客様に作業をお願いするのはなかなかハードル高いですし。
期末一括で立替金とか仕掛品を計上するのは楽ですけど、月次でそれなりの損益管理したい場合、どうするのが会計事務所的に楽に処理できるのかなあ？
最近は全然税理士さんとの交流会にも出席できていないので、雑談がてらこういったことを気軽に聞けなくなっちゃったのはやっぱり寂しいですよね。

旅行業とかも立替金多いし、案件ごとの利益管理が必要ですし、ちょっと変えればそっちにも使ってもらえるかなあ。もうちょっと考えてみようっと。

神戸市東灘区御影の会計事務所 小林敬幸税理士事務所です

最近エクセルで簡易な個別原価計算の管理シートを作成しているので、個別原価計算の参考書などをめくって勉強しています。

誰も教えてくれなかったプロジェクト別原価計算の実務Q&A

• 作者:大野 貴史
• 中央経済グループパブリッシング

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税務的には損金算入できる原価については以下のようになっているので、公正妥当な会計処理基準に従って原価計算を行う必要があります。

法人税法第二十二条　
内国法人の各事業年度の所得の金額は、当該事業年度の益金の額から当該事業年度の損金の額を控除した金額とする。
３　内国法人の各事業年度の所得の金額の計算上当該事業年度の損金の額に算入すべき金額は、別段の定めがあるものを除き、次に掲げる額とする。
一　当該事業年度の収益に係る売上原価、完成工事原価その他これらに準ずる原価の額
二　前号に掲げるもののほか、当該事業年度の販売費、一般管理費その他の費用（償却費以外の費用で当該事業年度終了の日までに債務の確定しないものを除く。）の額
三　当該事業年度の損失の額で資本等取引以外の取引に係るもの
４　第二項に規定する当該事業年度の収益の額及び前項各号に掲げる額は、別段の定めがあるものを除き、一般に公正妥当と認められる会計処理の基準に従つて計算されるものとする。

ということで、公正妥当な会計処理基準に従って原価計算をすると当然ですが、間接費も収益に係る原価や仕掛品に配賦することが必要になります。

ただ法人税の基本通達には、以下のようなものがあります。

法人税法基本通達5-1-5
(製造間接費の製造原価への配賦)
法人の事業の規模が小規模である等のため製造間接費を製品、半製品又は仕掛品に配賦することが困難である場合には、その製造間接費を半製品及び仕掛品の製造原価に配賦しないで製品の製造原価だけに配賦することができる。

製造間接費についての通達ですが、工事間接費についても以下のような相談事例があります。

法事例０８４９　工事間接費の完成工事原価への配賦
〔問〕　
小規模な会社の工事原価の計算についても間接費をすべて個々の工事に配賦しなければならないか。

〔答〕　
建設業が行う建設工事の工事原価には直接費のほか、間接費も適正な基準にもとづいて個々の工事に配賦しなければならない。
これに対して製造業の場合には、事業規模が小規模である等のため製造間接費を製品、半製品又は仕掛品に配賦することが困難である場合には、その製造間接費を半製品及び仕掛品の製造原価に配賦しないで製品の製造原価だけに配賦することができるとされている。〔法基通５－１－５〕
両者の差の理由としてまず製造業の場合、仕掛品とか半製品を個々に把握することは、一般的には、その種類が多く非常にむつかしいと考えられる。
これに対して建設業の場合には工事数量も比較的少ない場合が多く、本来工事ごとに管理すべきものであるからである。
したがって、建設業の場合であっても製造業と同様の事情があるものについては簡便法として製造業に準じて扱われる余地がある。
〔法法２２〕
３０－０４－０１現在

この通達と相談事例を考えると税務的には、小規模な会社だったら例外として間接費は製品（完成原価）に割り振って、仕掛品とかには配賦しなくてもやむを得ないことになるのかな。
まあ理想は原価部門と販管費部門をきちんと分けて、請負金額比とかじゃなくて工数管理もきちんとやって、しっかり間接費も配賦できるようにするのがいいのだろうけど。
「小規模」がどのぐらいの会社という定義もないですけど、うちのお客様程度の規模だったら「製造間接費を製品、半製品又は仕掛品に配賦することが困難」っていうことになるのかなあ・・・。

→このエクセルファイルは、こちらのページからダウンロードできます。

神戸市東灘区御影の会計事務所 小林敬幸税理士事務所です

先日支部の役員会に出席した際、同じ支部の税理士さんから「小林さんのところは電子帳簿保存法への対応って、どうやってますか？」と聞かれることがありました。
「電子取引データの保存の部分が課題ですけど、これはという方法で対応できていないですよね～。本会の情報システム部でいい研修をしてくれたらいいのですけど・・・」などと言っていたのですが、令和６年１月の義務化が迫っているのに何も出来ていない状況は我ながら褒められた状況でもないので、どうするのがいいんだろうと時々考えながら答えが見つけられずにいます。

この電子帳簿保存法、保存対象となるデータを以下の３つに区分して、それぞれのルールが定められています。

1. 「電子帳簿等保存」（会計ソフトなどで作った帳簿をデータで保存）
2. 「スキャナ保存」（紙で受け取った書類をスキャンして、データで保存）
3. 「電子取引」（データで受け取った取引データを、データで保存）

このうち１と２は「できるのならやってもいいよ」というできる規定なので、あまり焦って対応する必要もないのですが、３は令和６年１月からメールやクラウドストレージ、ネット通販などで請求書・領収書・契約書などの電子データをやり取りすると、以下の３つの要件に従ってその電子データを保存しなければなりません。

1. 改ざん防止のための措置をとる
2. 「⽇付・⾦額・取引先」で検索できるようにする
3. ディスプレイ・プリンタ等を備え付ける

１と３はそれほど難しい要件ではないのですが、悩ましいのは２の「『⽇付・⾦額・取引先』で検索できるようにする」です。
国税庁のチラシでは専用のシステムやソフトを使わなくても、以下のようにエクセルとかファイル名にこの３つの項目を入れて記録しておけば、この要件を満たしますよと解説されていますが、

これをお客様に説明すると、「こんなまどろっこしいことやってられるか」とか「専用のソフトとか、なんでこんなものにお金を払わなあかんねん」などと、あまりいい顔をされないことが多い印象です(^^;。

お金と手間もかけずに効率的に電子データを保存する方法がないかなあと色々考えているのですが、最近ＰＤＦからテキストファイルを抽出し、ここから自動で「日付」、「金額」、「取引先」を引っ張ってくることを検討しています。
メール添付でやり取りする請求書・領収書、ネット通販の領収書は９割以上ＰＤＦファイルかなという印象なので、ＰＤＦファイルをエクセルに放り込んだら、自動で日付と金額、取引先を抽出してエクセルの索引簿を作って、ファイル名もリネームしてクラウドストレージに保管することが目標です。

例えば私の事務所で注文した、以下のようなＰＤＦの通販の領収書。

これをエクセルにドラッグ＆ドロップすると、動画のような感じでテキストデータを抽出して

www.youtube.com
以下のようなＰＤＦのレイアウトに準じたテキストデータと

全てのテキストデータを一列に並び変えるマクロを作って見ました。

問題はここから「⽇付・⾦額・取引先」をどうやって自動的に見つけて抽出するかですよねえ。
領収書、請求書の書式は千差万別ですから、「こういうデータは取引日の可能性が高い」とか「こういう名前は取引先名の可能性が高い」とか、それぞれのデータに評点を付けて、点数の高いものを引っ張ってくる方法がいいのかなあ・・・。まだまだ先は長そうです。

神戸市東灘区御影の会計事務所 小林敬幸税理士事務所です

前回の日記の続きで、ＰＤＦから電子帳簿保存法の要件を満たす索引簿をエクセルで自動で作る件。とりあえず日付を抜き出す方法を考えてみました。

ＰＤＦから文書データを引っこ抜いてみると、元のフォーマットはバラバラなので、日付の部分も次のような感じでいろいろな形で抜き出されてきます。

発⾏⽇︓2022年05⽉30⽇
注⽂⽇︓2022年05⽉19⽇

下4けたが0118）: 2022年4月21日:￥ 1,497

人間の目で見ると、どの部分が日付というのはすぐにわかりますが、エクセルに日付と判断させるにはどうしたらいいのか・・・？
Google先生に聞くと「正規表現」というものがあるということなので、この本で勉強してみました。

そろそろ常識？ マンガでわかる「正規表現」

• 作者:森巧尚,リブロワークス
• シーアンドアール研究所

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正規表現とは、書き方に揺れがあるけれど一定のルールがある表現を、そのルールに基づいて表したものということみたいです。
たとえば日付の場合、

20220609
2022/06/09 0:00
2022.6.9
2022/06/09
2022年6月9日
2022-6-9
令和4年6月9日
R4.6.9

のようにいろいろな書き方があるけれど、「西暦や和暦で始まって、日付で終わる」というパターンがあるから、人間の目で見たらすぐに日付と分かります。
それでは同じようにエクセルにも、この正規表現を使って、これらを日付と認識させることはできるのでしょうか・・・？

とりあえず以下のような文字列から、エクセルに日付だけを抜き出させることができるかやってみました。

あいうえお20220609かきくけこ
あいうえお2022/06/09 0:00かきくけこ
あいうえお2022.6.9かきくけこ
あいうえお2022/06/09かきくけこ
あいうえお2022年6月9日かきくけこ
あいうえお2022-6-9かきくけこ
あいうえお令和4年6月9日かきくけこ
あいうえおR4.6.9かきくけこ
あいうえお
かきくけこ
さしすせそ
20220609かきくけこ
2022/06/09 0:00かきくけこ
2022.6.9かきくけこ
2022/06/09かきくけこ
2022年6月9日かきくけこ
2022-6-9かきくけこ
令和4年6月9日かきくけこ
R4.6.9かきくけこ
あいうえお20220609
あいうえお2022/06/09 0:00
あいうえお2022.6.9
あいうえお2022/06/09
あいうえお2022年6月9日
あいうえお2022-6-9
あいうえお令和4年6月9日
あいうえおR4.6.9

「日付の前に文字があったりなかったり。そのあとに『20か令和かRで始まり、数字２桁で終わって』、その後にも文字があったりなかったりする」というイメージで、以下のような正規表現を上記の表現に当てはめてみます。

Regex.Pattern = "(.*?)(R\d{1}.*|令和\d{1}.*|20\d{2}.*[\-|\.|\d{2}])(.*)"

具体的なマクロはこんな感じ。

Sub 作業シートの日付データを整理()
'
'作業シートの日付データを、正規表現を使って日付だけを抽出し、日付フォーマットに変換
'

'変数宣言
Dim i As Long
Dim Lastrow As Long
Dim Regex As Object
Dim Matches As Variant

'正規表現の設定
Set Regex = CreateObject("VBScript.RegExp")

Regex.Pattern = "(.*?)(R\d{1}.*|令和\d{1}.*|20\d{2}.*[\-|\.|\d{2}])(.*)"

'「作業シート」のＡ列のデータ数を取得
With Sheets("作業シート")
Lastrow = .Cells(1, 1).End(xlDown).Row

'「作業シート」のＡ列のデータを、正規表現に該当するかどうか、マッチ実施し、結果をＢ～Ｅ列に表示
For i = 1 To Lastrow
Set Matches = Regex.Execute(.Range("A"& i))
If Matches.Count > 0 Then
.Range("B"& i).Value = Matches(0).Value
.Range("C"& i).Value = Matches(0).submatches(0)
.Range("D"& i).Value = Matches(0).submatches(1)

.Range("E"& i).Value = Matches(0).submatches(2)
End If

Next

End With

End Sub

このマクロで上記の文字列に正規表現のパターンを当てはめてみると、日付を含むデータだけを抽出して、そこからさらに日付だけを抽出してくれます。

あとはこのD列の文字列を日付形式に加工すれば、使えるようになるかなあ。

でもこの正規表現、「こう書いたらこう動く」というのがいまいちよく理解できないんですよねえ。難しい・・・。
今まで使ったことがなかったので、今後もあまり使わないような気もするけど、もうちょっと勉強しないとダメかなあ。

ちなみに前回の領収書にあてはめると、以下の四件を抽出します。

次はこの中から、どうやって取引日を判定させるかですよね。正解の取引日は「2022年5月19日」だけど、これをエクセルにどうやって判定させるか・・・。
前後左右にある文言などから、条件にはまるものを選ぶのがいいのかしら？

※今月の近畿税理士会の会報誌では、電子帳簿保存法への対応方法として、取引先に「取引年月日・企業名・取引金額をＰＤＦデータ名に付してもらう」方法が紹介されていました。

お願いして対応してもらえる取引先がどれぐらいあるのか・・・？これも難しそうですよね・・・。

神戸市東灘区御影の会計事務所 小林敬幸税理士事務所です

前回に引き続き、ＰＤＦの請求書・領収書データから取引年月日を自動でエクセルに抽出させる件。
前回は、ＰＤＦから引っこ抜いたテキストデータから日付だけを抽出することができたので、今回はその日付の中から取引年月日に該当するものをピックアップすることを考えてみました。

ＰＤＦからテキストデータを引っこ抜く際、データの一覧と一緒にＰＤＦのレイアウトにそったデータも次のように抽出しているので、日付セルとその周辺のセルのデータを使えばうまくいくでしょうか？

日付が含まれているセルの前後の文言。それに日付セルの上下左右のセルの文言を抽出してみると、以下の通り。

取引年月日の正解は「2022/5/19」ですが、同じセルに含まれている「注文日」に着目すれば、これをキーにうまくピックアップできるかなあ・・・。

同じようにアマゾンの領収書から引っ張ってきたデータは、次のような感じ。

正解は「2022/4/21」ですが、左のセルに「注文日」という文言があるから、これも「注文」をキーに引っ張ってこれそうな気がしますね。
もうちょっと考えてみたいと思います。

※今日はチェーンの居酒屋でランチ。

最近居酒屋にランチに行くと、お昼でも何となく店員さんや店の中の雰囲気がウキウキ華やいだ感じがするんですよね。
お客さん、だいぶん戻ってきているのかしら？

神戸市東灘区御影の会計事務所 小林敬幸税理士事務所です

前回の日記から続く、ＰＤＦファイルから電子取引データをある程度自動で抽出して、検索機能を付けて保存できるかトライしている件。
仕事の合間に亀のようにちびちびとやっているのでなかなか進みませんが、PDFファイルをドラッグアンドドロップすると、そのＰＤＦファイルを表示して、日付を抜き出してくるところまで形になってきたかなあという感じです。

ＰＤＦファイルをエクセルにドラッグアンドドロップすると、右下にＰＤＦファイルを表示して、取引日付を「年、月、日」に分けて表示するようにしてみました。

www.youtube.com

あとは取引先名と取引金額をどうやってエクセルに抜き出させるかですよね。
取引先名は、ＰＤＦファイルにインボイス番号が記載されるようになったら、リンク先の「適格請求書発行事業者公表システムWeb-API機能」を使って、かなりの精度で抜き出せるような気がするのですが。
www.invoice-kohyo.nta.go.jp
現状は当然まだインボイス番号の記載がないので、別の方法を考えないとダメですよね・・・。

もう一つの課題は取引金額。
これも引っこ抜いたＰＤＦデータには、数字データも下記のように色々あるので、金額のうち取引金額になるものをどうやって抜き出せばいいのか・・・

まだまだ先は長い・・・。

神戸市東灘区御影の会計事務所 小林敬幸税理士事務所です

前回の日記で「取引先名はWeb-APIを・・・」などと書いてしまいましたが、とりあえず「リストにある取引先名にあてはまるものがあれば、その取引先名を引っ張ってくる」という安直な機能にしてしまいました(^^;。

ついでに備考についても、「領収書」とか「請求明細書」とかリストにある名前があてはまれば、それを引っ張ってくる機能をつけてみました。

この領収書の場合、「ロボステップストア」というリストにある取引先を抽出し、「領収書」というリストにある書類名を備考に抽出します。

Amazonの領収書の場合はこんな感じ。

クレジットカードのWeb明細は以下のような感じで抽出します。

あとは取引金額をどうやってエクセルに自動で見つけさせるかですね。これさえクリアしたら、あとは「日付」「取引先名」「取引金額」の要件を満たすエクセルの検索リストを作って、リネームしたPDFファイルを保管するだけなので、そんなに難しくなさそう。
果たしてこの課題、クリアできるかしら・・・？

※兵庫県から「兵庫県中小企業等原油価格・物価高騰対策一時支援金」の申請受付が始まったとのお知らせが。
web.pref.hyogo.lg.jp
支給要件は以下の通りのようですが、該当する方は結構多そう・・・。

主な支給要件
次の要件をすべて満たす者：詳細は募集要項のとおり

• 次のアまたはイを満たすこと

ア　国の事業復活支援金を受給していること
（対象月：令和3年11月分から令和4年3月分までのいずれかの月）
※国の事業復活支援金受給後に、同支援金の不給付要件に該当することが判明した場合等、同支援金を受給していても、審査により本兵庫県中小企業等一時支援金が不支給となる場合があります。
イ　兵庫県の経営円滑化貸付（原油価格高騰、原材料価格高騰）を借り受けていること
※金銭消費貸借契約を締結した段階から対象とします。

• 次の所在地・住所地が国の事業復活支援金対象月末日に兵庫県内にあること

ア　中小法人等にあっては、法人の本店の所在地
イ　個人事業主にあっては、事業主本人の住所地

• 令和3年11月以降の燃料費、光熱水費及び原材料価格高騰の影響を受けていること

• 事業継続に向けた取組みを行っている、又はその意思があること

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またまた前回の日記の続きで、ＰＤＦの書類を電子帳簿保存法の電子データ保存の要件を満たすリストに変換するエクセルファイルを作ってみる話。
取引金額はどうやって抽出するのがいいのかなといろいろ考えていたのですが、ふと「そんなに深く考えなくても、桁区切り表記されている数値のうち最大値を取得したら、大体取引金額になってるんじゃない？」ということで、単純に桁区切りされている数字のうち最大値を取引金額として取り込む機能をつけてみました。

とりあえず手元の3つのサンプルデータを取り込んで見ましたが、「最大値＝取引金額」で正解になりますよね。

まあエクセルが間違った数字を抽出したら、その時点で人間が間違っている部分だけ修正して登録すればいいんだし、おおむね正しい金額を抽出できるのであれば完璧を目指さなくても良しとしていいのかなあ・・・。

実際に取り込む様子はこんな感じです。

www.youtube.com
ファイルをひとつひとつドラッグアンドドロップで自動変換する機能のほか、フォルダを指定したらフォルダ内のＰＤＦファイルを自動的にすべてリスト化していく機能も別につけてみたら面白いかも。

※先週末は金沢まで小旅行に行ってきました。

夏は岩ガキが食べたくなりますよねえ。美味しかった！

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前回の電子帳簿保存法の電子データ保存エクセルシートの話の続き。

ＰＤＦファイルから自動で取り込んだデータを基に、

1. 索引簿に「⽇付・⾦額・取引先（おまけにＰＤＦファイルへのハイパーリンク）」を登録して、検索可能にする
2. 指定のフォルダに「⽇付・⾦額・取引先」にファイル名をリネームしたファイルを保存する

機能をつけてみました。

登録ボタンを押すと、索引簿への登録とリネームしたファイルの保存が同時に行えるようになっています。

索引簿ではエクセルの機能で、日付、金額、取引先名で検索できるし、ハイパーリンクをクリックすると該当するＰＤＦファイルが開くようになっています。

ファイル名でも、「日付_金額_取引先名」のファイル名になっているので、検索することができるようになっています。

国税庁のパンフレットでは、検索機能を確保する簡易な⽅法について以下のように紹介されているので、この要件は満たせているのかなあ・・・？

あとは現在一件一件人間が登録ボタンで登録する機能に加えて、ボタン一つで複数のＰＤＦファイルをまとめて自動でデータ抽出と、索引簿・ファイル名の登録が一気通貫でできるような機能をつけてみようかな。

＊サンマルクカフェに行くと、久々にやみつきドッグが復活しているのを発見

ちょっと嬉しい^ ^。

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またエクセルの電子取引データ登録シートの話。
前々回の日記で取引金額については、ファイル中の三桁区切りされた数字のうち最大値を取得すればおおむね正しいとか書いたのですが、早速つまづくことに。

こんな請求書のような、正規の金額から割り引かれた金額が取引金額になる場合、

最大値を取得すると割引前の金額39,600円を取得してしまうので、正確な取引金額33,000円を引っ張ってこないんですよね。

とりあえず取引先名と同様に、金額の左や上にリストの文言を含む場合にはその金額、それがない場合は最大値を取得するように変更してみました。

この請求書の場合、左に「ご請求金額」という文言がある数字をリストの「請求金額」にあてはめて引っ張ってくるので、うまく取引金額を引っ張ってくることができました。

ただ手元のサンプルファイルはそんなにバリエーションないですし、他にもいろいろなパターンがあるのかなあ・・・。

※修正ついでにＰＤＦファイル以外のファイルも、リストに登録できる機能も付けてみました。

電子取引データがJPEGファイルのような画像ファイルなどであった場合、日付や金額などのデータは抽出できませんが、自分でこれらのデータを入力して登録すればリストに追加されるようになっています。

画像での電子取引データ、件数はあまりないような気がしますが、契約書のような押印された書類は画像の傾向があるような気がしますね。

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相も変わらずエクセルでの電子取引データの自動登録シートの件ですが、取り込む電子取引データファイルが複数ある場合、取り込むファイルを指定すると自動で連続登録する機能を付けてみました。

下記の動画のように、最初に取り込む電子取引データを複数選択すると、自動で日付や金額、取引先名などを取り込んでいって、索引簿に登録し、日付・金額・取引先名にファイル名を変換してで指定フォルダに保存していきます。

www.youtube.com

変換テーブルが鍛えられてきたら、かなりいい感じで自動で変換していくことができるかも。

あと作成したデータから、弥生会計に取り込める仕訳帳とかも作成できるようにしてみたら、もうちょっと使い道が増えるかしら・・・？

ただ先日お世話になっている税理士さんたちと話をする機会があって、このエクセルでの電子取引データ保存シートの話題も出たのですが、「こんなパソコンの知識が必要な制度、中小企業が令和６年からすぐに対応なんて、どうせ無理だろう・・・」という意見ばかりでした。

まあEDIがどうとか言ってる会社と、月一回請求書ベースで仕入や売上を計上している小さな会社で同じようにする必要あるんですかねえ。
エクセルでPDFファイルの索引簿作っても、それだけじゃ手間増えるだけですし。かといってそれを合理化に活用する方法もなかなかないでしょうし。

それにこの電子帳簿保存法のこの制度、インボイス制度よりさらに周知されていないような気がするんですよね。大丈夫なのでしょうか・・・？

＊週末は大阪に「わけあって絶滅しました。展 」というものを見に行ってきました。

アノマロカリス、子供は興味津々でした。

神戸市東灘区御影の会計事務所 小林敬幸税理士事務所です

以前ScanSnapで取り込んだレシートについて、自動で付されたファイル名から弥生会計の仕訳日記帳を作れないかなあと、ちょっと考えたままうっちゃってしまっていたことがあったのですが、
kobarin.hatenablog.com
その時に書いた日記に今回コメントをいただいたので、作りかけていたエクセルファイルを引っ張り出して確認してみました。

ScanSnapでレシートをスキャンすると、以下のように「日付」や「店名」、「金額」をファイル名につけて保存してくれるので、

これをそのまま弥生会計の仕訳に活用できないかなあと試行錯誤したまま放置していたのですが、最近作っている「電子データ保存用エクセルシート」でも、次のようにファイル名に「日付」、「金額」、「取引先名」をつけて保管するようになっているので、同じ仕組みが使えるかもと再検討してみました。

以前から作っているエクセルの「電子取引データ保存シート」。
PDFファイルのプレビューを自動取込用のユーザフォームの中で処理するようにしていたのですが、メインで使っているパソコン以外で動かしてみるとどうもうまく動かないので、それぞれのファイルの指定ビューアで開くように変えてみました。

私のパソコンの場合、PDFだと「Acrobat Reader DC」

画像ファイルだと、マイクロソフトのフォトアプリで開きます。

ユーザフォームと別ウィンドウになってしまうのがちょっと使い勝手悪いかもしれませんが、別のバージョンのエクセルでも安定して動くようになった気がします。
同じWindowsのエクセルなので、特に問題ないかなと思っていたのですが、時々こういうことがありますよね。パソコン一台だけで作っていると気づかないところです。

※仕事の記録で使っているＡ４ノートがなくなったので、１０冊購入。

こういうのもデジタル化したら記録を使いまわして有効活用できるのかもしれませんが、小学校から４０年間ずっと慣れ親しんだ方法を変えるのは、自分のことであってもなかなか難しいですね。

千葉の税理士さんが次のようなつぶやきをされていましたが、

Jの営業さんが来て自動取り込みを推しまくっていったので使ってるという先輩税理士に聞いたら「使ってないよ」と。「自分で入力したほうが早いもん」とうちの職員と同じ事を言う。
そんな自分は自ら領収書をスキャンして外部の仕分けサービスを試す。「ずいぶん単価が高い記帳代行ですね」と言われる。

— 根本直明＠成田市の税理士 (@nemotokaikei) 2022年8月8日

ただレシートＯＣＲも数年で長足の進歩を遂げているような気がするので、あと数年もすればＯＣＲ取込の方が効率的ということになるのかなあ？
とりあえず今の方法に安住するんじゃなくて、面倒でも新しいことに挑戦してみるのが大事ですよね。
年をとってくると、どうもそういう気持ちが薄れてくるので、気を付けないと！

神戸市東灘区御影の会計事務所 小林敬幸税理士事務所です

前回に引き続き現在作成中のエクセルシート「電子取引データ保存シート」。
なんとなく実用に耐えるような感じになってきたので、使い方を動画にしてみました。

www.youtube.com

使っているパソコンに機能限定版の動画編集ソフトがバンドルされていたので、４年目にして初めて使うことに。
字幕などを入れてみたのですが、基本的にはパワーポイントとかと同じような感覚で作る感じなのですかねえ？なかなか難しい・・・。

この電子取引データの保存義務。先日もお客様に説明することがあったのですが、エクセルで索引簿を作るか、ファイル名に「日付_金額_取引先名」を入れて保存するかの話をしたところ、やっぱり「他の会社もこんな面倒くさいことしてるのですか？」との、心底嫌そうな反応をいただくことに。
まあメール添付で送られてきた請求書や、ネット通販の領収書などは全部対象になってくるので、ＩＴ化を特に進めていない小さな会社でも、対象となるデータは月１０件ぐらいはある感じですよね。それを索引簿作ったりファイル名をリネームするのは、手作業だと件数は少なくてもやっぱり面倒な作業になるような気がします。

メール添付されたＰＤＦの請求書の保存先や、ブラウザからダウンロードするＰＤＦ書類の保存先のフォルダを決めておいて、月に一回程度、そのフォルダのＰＤＦファイルをこのエクセルファイルに放り込んで自動的に索引簿に変換していくといったルーチンを作れば、そんなお客様の不毛な作業を少しでも軽減できるでしょうか？

神戸市東灘区御影の会計事務所 小林敬幸税理士事務所です

エクセルで作成している「電子取引データ保存シート」が大体完成したので、このエクセルファイルを使って電子取引データを保存する場合の要件を今一度確認してみました。

可視性の要件のうち、

• 電子計算機処理システムの概要書は、「エクセル作成の索引簿」と「ファイル名での検索」になるため特に不要。
• 見読可能装置の備え付け等は、電子取引データ保存の場合特にパソコン、ディスプレイ、プリンタ等の性能に要件がないので、手元にあるものでＯＫ。

• 検索機能の確保は以下の要件になりますが

1. 取引年月日その他の日付、取引金額その他の国税関係書類の種類に応じた主要な記録項目を検索の条件として設定することができること。
2. 日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること。
3. 二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること。

はエクセルで作った索引簿があるので、次のように何とでも検索できるのでＯＫ。

あとは真実性の要件ですが、このエクセルファイルを使う限り「四　訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け」になるので、このファイルを使うような小さな会社の場合のひな型を考えてみました。

電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程

第１条　この規程は、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法の特例に関する法律第７条に定められた電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務を履行するため、電子取引の取引情報に係る電磁的記録を適正に保存するために必要な事項を定め、これに基づき保存することを目的とする。

第２条　当社における電子取引の範囲は以下に掲げる取引とする。
　一　電子メールを利用した請求書等の授受
　二　インターネットのホームページからのダウンロードを利用した請求書等の授受
　三　クラウドサービスを利用した請求書等の授受
　四　スマートフォンのアプリを利用した請求書等の授受　
　五　上記に類する一切の取引

第３条　前条に定める取引で授受したデータ（以下「取引関係情報」という）については、保存サーバ内に７年間保存する。

第４条　保存する取引関係情報の内容について、訂正及び削除をすることは原則禁止とする。

第５条　業務処理上やむを得ない理由によって保存する取引関係情報を訂正または削除する場合は、「取引情報訂正・削除記録簿」に以下の内容を記載の上、事後に訂正・削除履歴の確認作業が行えるよう整然とした形で、訂正・削除の対象となった取引関係情報の保存期間が満了するまで保存する。
　一　連番
　二　取引先名
　三　訂正・削除日付
　四　訂正・削除内容
　五　訂正・削除理由

第６条　この規程は、令和○年○月○日から施行する。

小さな会社の電子取引はほとんど
・電子メールを利用した請求書等の授受
・インターネットのホームページからのダウンロードを利用した請求書等の授受
で、たまに
・スマートフォンのアプリを利用した請求書等の授受
がある程度だと思うので、電子取引の範囲は２条のような感じでいいのかなあ。

あとは数人でやっているような会社だと、データの削除・訂正作業に管理者や処理担当者を分けるのも現実的でないような感じがしたので、５条のように「取引情報訂正・削除記録簿」に分かりやすく記録を残すぐらいでいいのでしょうか？

※このエクセルファイルで自動作成したファイルから、弥生会計の仕訳日記帳を自動作成するエクセルファイルの使い方も動画にしてみました。

www.youtube.com
データが数件だとあまり威力が感じられませんが、数十件あると、やっぱり手入力と大分差が出るような気がしますね(*^^*)。

神戸市東灘区御影の会計事務所 小林敬幸税理士事務所です

私の事務所のＨＰで公開しているエクセルの「電子取引データ保存シート」。
自分でもいろいろ試しているのですが、そんなタイミングでちょうど折よく（折悪しく？）事務所のモニターが昇天してしまったので(☍﹏⁰)｡、ネット通販で買い替えることに。

私の事務所のＨＰで公開しているエクセルの「電子取引データ索引簿作成＆ファイル保存シート」ですが、早速不具合をご指摘いただきました。ありがとうございますm(_ _)m。

書類をスキャンして作成したような、テキスト情報を全く持たないPDFファイルの場合、テキスト情報を引っ張ることができないのでエラーが出てしまっていたのですが、そんなファイルも書類の情報を手入力して登録できるように変更してみました。

プログラムのテストに使ったＰＤＦファイルが、大体WordやExcelで作成したダミーファイルやネット通販からダウンロードしたようなものばかりで、テキスト情報を持たないものがなかったのでうっかりしていたのですが、スキャンして送ってくるようなパターンも十分あり得ますよね・・・。

ご指摘に加えて以下のようなご感想もいただきました。

先生が作られたような簡単に操作できるシートを探しておりました。
どこのベンダーも素人では操作し難い面倒なものばかり。クライアントに使って貰える簡単なシートを探しておりました。

このエクセルファイルは自分のお客様を想定して作ってみたのですが、大体要望は

• 索引簿を作るの面倒くさい・・・。
• ファイル名を変更するのもまどろっこしい・・・。
• そしてお金もかけたくない・・・。

という３つに集約される感じだったので、「コストのかからないエクセルで、索引簿の作成とファイル名変更を自動で行う」という点だけに絞り込んでいます（おまけで、ファイル名から弥生会計の仕訳を生成するエクセルファイルを別につけていますが）。

「孤独のグルメ」という漫画で、「こういうのでいいんだよ　こういうので」という場面がありますが、
moto-neta.com
「シンプル一番。こういうのでいいんだよ」という感想をいただけると、うれしくなりますね(*^^*)。

※最近サブマシンをマウスコンピューターのノートパソコンにしたのですが、外出先でお客様に「マウスコンピューターを使っているんだ」とびっくりされることがありました。

外見も中身も（お値段も）シンプルそのもので、届いたときはそれこそ「ほー、いいじゃないか　こういうのでいいんだよ　こういうので・・・」とニヤニヤしていたのですが、マニアックに映ってしまったのかしらん・・・。

神戸市東灘区御影の会計事務所 小林敬幸税理士事務所です

私の事務所のＨＰで公開しているエクセルの「電子取引データ索引簿作成＆ファイル保存シート」。
私の先月分の帳簿から自分でも使うようにしてみたのですが、実戦に使うと想定外のパターンに出くわしては不具合に対応することに・・・。

今回もたまたま1,000円未満の領収書があったのですが、桁区切りされている数字しか取引金額として拾わないようにしていたので、３桁のものも取引金額として引っ張るよう改修しました・・・。
プログラムは、「こんなこともあるかなあ～？」とか頭で想像しながら書いているのですが、実際に使ってみると片手落ちな部分がいっぱい出てきます。
やっぱりデバッグって時間をかけてやらないとダメですね・・・。

この電子取引データの保存、私自身の電子取引データは現状ほぼ100％クレジットカード払いのものだけという感じです（銀行振込のものは、まだ書面でもらえている状況）。
カード取引の場合記帳は明細データを取り込む方が早く、電子取引データ自体を入力に活用する機会は今のところなさそうですが、索引簿の記録とファイル名の変換をある程度自動化できると、「印刷して保管」と比べても思いのほか楽な気がします。

それに索引簿のリンクをクリックすると証憑が展開するというのは、チェックする側も意外に便利な印象がありますね。

例えば索引簿とＰＤＦファイルの保管フォルダをサーバやクラウドストレージに設定して、営業や仕入担当と経理がこのフォルダを共有しておけば、請求書や領収書を受け取った担当者がＰＤＦファイルをこのエクセルファイルに放り込んでおけば、経理はこのエクセルファイルの索引簿をチェックして、支払処理や記帳をかんたんにペーパーレス化できる可能性があるのかも。
帳簿をチェックする税理士としても、この索引簿を見せてもらえれば特に問題なくチェック処理が進められるんじゃないのかなあ・・・。
もうちょっといろいろと試行錯誤してみたいと思います。

神戸市東灘区御影の会計事務所 小林敬幸税理士事務所です

令和４年４月以降開始事業年度に適用される賃上げ促進税制ですが、来年も計算シートを作ろうかなと、別表をエクセルで作ってみました。

今回は中小企業向けも大企業向けも同じ別表で計算するようになったみたいですが、基礎数字の集計は付表で行うようになったんですね。
★別表６（３１）

★別表６（３１）付表１

大企業向けと中小企業向けの適用要件と控除率は、それぞれ以下のようになっています。

１、大企業向け
継続雇用者の給与等支給額が前年度比で3％以上増加→雇用者給与等増加額の15％税額控除
継続雇用者の給与等支給額が前年度比で4％以上増加→雇用者給与等増加額の25％税額控除

上乗せで
教育訓練費が前年度比で20％以上増加⇒ ＋5%税額控除

２、中小企業向け
雇用者全体の給与等支給額が前年度比で1.5％以上増加→雇用者給与等増加額の15％税額控除
雇用者全体の給与等支給額が前年度比で2.5％以上増加→雇用者給与等増加額の30％税額控除

上乗せで
教育訓練費が前年度比で10％以上増加⇒ ＋10%税額控除

大企業向けの適用要件は「継続雇用者の給与等支給額が前年度比で3％以上増加」。中小企業向けの適用要件は「雇用者全体の給与等支給額が前年度比で1.5％以上増加」というようになっています。
大企業向けは青色申告が要件なので中小企業も使えるのですが、適用要件が違うということは、中小企業の場合「雇用者給与等支給額では要件を満たさないけど、継続雇用者給与等支給額では要件を満たす」とか「継続雇用者給与等支給額が４%以上増えてるから、大企業向けの方が有利」という可能性がまたあり得ますよね・・・。
一度の入力で雇用者給与等支給額と継続雇用者給与等支給額を同時に集計できるようにして、両制度の適用可否と有利判定をまとめてできるようにするのがいいのかな？

神戸市東灘区御影の会計事務所 小林敬幸税理士事務所です

私の事務所のＨＰで公開しているエクセルファイル「電子取引データ保存シート」。
一応「『訂正削除の防止に関する事務処理規程』を策定して規程に沿った運用、備付を行う」前提で使うようになっていますが、訂正・削除があった場合のデータの削除などが規程に沿っていないと、規程がお題目になってしまう可能性があるので、索引簿からデータを削除した場合には同じタイミングで「取引情報訂正・削除記録簿」を作成する機能を付けてみました。

６月ぐらいから仕事の合間にぼちぼちと作っていた、電子帳簿保存法の電子取引データ保存義務に対応するための、エクセルでの電子取引データ保存シート。
とりあえずなんとか形になったかなという感じになったので、事務所のＨＰで公開してみました。

→このエクセルファイルはこちらのページからダウンロードできます

重版になりました！

私の著書「3日でマスター! 個人事業主・フリーランスのための会計ソフトでらくらく青色申告」ですが、この度重版になるとのご連絡をいただきました。

新版 3日でマスター! 個人事業主・フリーランスのための会計ソフトでらくらく青色申告 ダウンロードサービス付

• 作者:小林 敬幸
• あさ出版

Amazon

初版から数えると１８回目の重版。これも皆様のおかげです。本当にありがとうございますm(_ _)m。

重版にあたって追加しないとダメなのは、電子帳簿保存法への対応と、インボイス制度の説明ですね・・・。
この本は１５年前、税理士登録したばかりの頃に経験した記帳指導の経験を基に書いたものなのですが、
kobarin.hatenablog.com
そのころは書類ベースの業務が中心で、パソコンを使って会計ソフトで記帳でさえも当たり前ではなかったのですよね。

スマホを買ったのは１２年前で、
kobarin.hatenablog.com
それ以前のまだガラケーだったころと比べると、税理士の仕事の景色も大分変わってきたような気がします。
そういう私も税理士になったのは３１歳ですが、いつの間にか５０歳が目の前になってしまいました。あと１５年ぐらいは仕事をしないとダメでしょうけど、世の中の変化についていけるのかしら・・・？

神戸市東灘区御影の会計事務所 小林敬幸税理士事務所です

令和４年４月以降から開始される「賃上げ促進税制」ですが、集計作業がかんたんにできるエクセルシートを作ってみました。

二期分の給与の金額を月ごとに入力すると、必要な数字が集計され、別表様式のシートに転記されるようになっています。

今回は大法人向け制度は二年前の継続雇用者の考えが復活し、

継続雇用者給与等支給額が、前期比3％以上増加→雇用者給与等増加額の15％を控除
継続雇用者給与等支給額が、前期比4％以上増加→+10％上乗せ
教育訓練費が前期比20％以上増加→+5％上乗せ

で、最高雇用者給与等増加額の30％が控除額となります。

中小企業向けは、前年と同様雇用者給与等支給額で判定し、

雇用者給与等支給額が、前期比1.5％以上増加→雇用者給与等増加額の15％を控除
雇用者給与等支給額が、前期比2.5％以上増加→+15％上乗せ
教育訓練費が前期比10％以上増加→+10％上乗せ

で、最高雇用者給与等増加額の40％が控除額となります。

今の政権の肝いり政策とやらで控除率がかなり増えたような気もするのですが、「法人税の20％で頭打ち」という上限は以前より変わらないので、賃上げをしてもこちらの上限に引っかかってしまうケースが結構あるような気がするのですよね。控除限度超過額も翌期繰越とかできるわけじゃないですし・・・。

また中小企業の場合、中小企業向けの要件が「雇用者給与等支給額が、前期比1.5％以上増加」、大企業向けの要件が「継続雇用者給与等支給額が、前期比3％以上増加」なので、中小企業向けが使えなくても大企業向けが使えるという可能性は今回も出てきますね。
この計算シートは中小企業向けも、大企業向けも同時に計算できるようになっていますが、やっぱり両方の制度の適用可否を検討しないとダメなような気がします。
→このエクセルファイルはこちらのページからダウンロードできます

神戸市東灘区御影の会計事務所 小林敬幸税理士事務所です

来年の春ごろに所属する支部で電子帳簿保存法の研修をさせていただけそうになったので、義務化される電子取引データ保存に重点を置いた研修ができればいいなと、ぼちぼちとレジュメなどを作っています。

具体的な電子取引データの保存のやり方の前に、一応かんたんな電子帳簿保存法や電子データ保存の概要の解説なども作成しているのですが、電子取引データの保存要件である真実性の要件と可視性の要件を見ていても、対策の選択肢は結局２つぐらいに絞られてくるんじゃないのかなあという感じです。

真実性の要件は以下のような感じですが、

１の「タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う」は、わざわざコストのかかるタイムスタンプを付してから送ってくれる取引先がどれだけあるのかしらと思うと、この方法はまず消えますよね。

３の「訂正・削除の履歴を確認できるシステムまたは記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う」は、一見クラウドストレージに保管すればＯＫなように思えますが「授受」も含まれているのがくせものです。
たとえば取引先に請求書や領収書の電子データを送ってもらう場合、メール添付で送ってもらったものをクラウドストレージにアップロードするのはＮＧで、先方にこのクラウドストレージ経由で電子データを送ってもらって、そのうえで保存する必要があります。
取引先とクラウドストレージを共有してそれ経由で送ってもらうというのも、先方に協力してもらう必要がありますし、みんなが対応してくれるというのも期待薄ですよね。これも選択肢から消えるような気がします。

２の「取引情報の授受後、速やかに（又は業務の処理に係る通常の期間（２ヶ月＋7日以内）を経過した後速やかに）タイムスタンプを付す（訂正・削除を行ったことが確認できるクラウド等にアップロードもするのもＯＫ）とともに、保存を行う者または監督者に関する情報を確認できるようにしておく」は、
タイムスタンプ方式で行くのなら専用システムを使うのが必須になってきますし、
クラウドストレージに保管する場合にも検索要件を満たそうとするのなら、やっぱり専用のシステムやクラウドサービスの利用が必須になってくるように思えます。
専用のシステムやサービスを使うと、やっぱり初期費用や月次の費用がネックになってきますよね・・・。

逆にOneDriveやDropboxなど安価なクラウドストレージを使おうとすると、検索要件を満たすため自社での手当てが必要になってくるので、次の４の方法とあまり違いが出てこないような気がします。

４の「正当な理由のない訂正や削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規程に沿った運用を行う」は、事務処理規程の整備さえすれば、エクセルの索引簿やファイル名変更だけで対応できるため、一番コストは安いけど、索引簿作成とかの事務作業がネックになってくる感じでしょうか？

可視性の要件は以下のような感じですが、

要点は検索機能の確保ですよね。

といっても真実性の要件と絡めて考えると、

• 検索要件を満たす機能を持った、専用システムや専用サービスを有償で利用して対応する。
• 無償でエクセルの索引簿や、ファイル名変更で対応する。

の２つぐらいしか選択肢がないような気がします。

来年の春ごろには新しい情報も出てきているのかなあ・・・？まあまだ研修はだいぶん先なので、ゆっくり考えていきたいと思います。

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私の事務所のＨＰで公開しているエクセルファイル「電子取引データ索引簿作成＆ファイル保存シート」。

ＰＤＦの電子取引データを放り込めば、自動で検索要件を満たす索引簿とかを作ってくれるアプリとかがあればいいなあと作っているのですが、今回インボイス登録番号から、得意先名を自動取得できる機能をつけてみました。

インボイス登録番号が記載された請求書などのサンプルがないので、とりあえず私自身のインボイス番号を使った次のようなダミーのＰＤＦ請求書を作って放り込んでみると・・・。

Tで始まり13桁連続の数字のセットを正規表現を使って抽出し、それを国税庁システムのAPIに投げて該当があれば、返ってきたデータを取引先名に引っ張ってくるようになっています。

またインボイス事業者公表サイトに該当がある場合はそのインボイス登録番号、該当がない場合には「該当なし」の旨を引っ張って、それを索引簿に記録するようにしています。

（取引先名が「小林敬幸」と個人名だと、何か違和感がありますよね・・・。屋号も登録すべきなのかしら・・・？）

動画にするとこんな感じ。

www.youtube.com
まだ上記二件のサンプルでしか試していませんが、インボイス登録番号と登録事業者判定が自動で出来るようになると、索引簿の自動作成も格段に精度が上がりそう(*^^*)。
もうちょっと試行錯誤してみたいと思います。

※支部で電子帳簿保存法の相談会などを開催すると、本会から補助金がいただけるということになったので(^^;、その相談会も出来たらいいなと検討しています。
今年の税制改正で保存要件が緩和されたので、電子取引データをどう保存すればいいのか、パターン別に分けた表を相談会の資料として作ってみました。

本来の電帳法の要件を満たさない場合、どういう場合でも「ダウンロード要求の対応」が必要になってくるので、結局電子取引データはそのまま保存しておかないとダメなことになるんですよねえ。
電子メール添付のＰＤＦファイルとか、うっかり古いメールを一括削除とかで消去してしまいそうですし、やっぱり本来の要件で保存するのが一番無難なのかも・・・。

神戸市東灘区御影の会計事務所 小林敬幸税理士事務所です

今月の２７日に、所属する支部の研修会で久しぶりに研修講師をすることになりました。

研修テーマは電子帳簿保存法のうち、電子取引データの保存方法とデータの活用方法。

前半の研修会で、電子帳簿保存法における電子取引データ保存の概要を説明した後、後半は相談会として、次の動画のような自動でＰＤＦファイルから「取引日付」、「金額」、「取引先名」を抽出し、検索要件を満たす索引簿の作成とファイルのリネームを行うExcelファイルをお配りして、具体的な使い方を解説する予定にしています。

www.youtube.com
→このエクセルファイルは、こちらからダウンロードできます

電子取引データの保存ですが、「猶予措置」ができたことで今まで通り、電子取引データを書面で印刷して保管しておけばいいんじゃないのとか言われることもありますが、猶予措置の適用を受ける場合次のように書面印刷だけではなく「ダウンロードの求め（要求）」にも応じる必要があります。

このダウンロードの求めについて、先月末に通達とＱ＆Ａがでたので読んでみたのですが、割と厳しそうですよね。

７－９
規則第２条第２項第３号及び第６項、第４条第１項並びに第５条第５項の「国税に関する法律の規定による……電磁的記録の提示又は提出の要求に応じること」とは、法の定めるところにより備付け及び保存が行われている国税関係帳簿又は保存が行われている国税関係書類若しくは電子取引の取引情報に係る電磁的記録について、税務職員から提示又は提出の要求（以下７－９において「ダウンロードの求め」という。）があった場合に、そのダウンロードの求めに応じられる状態で電磁的記録の保存等を行い、かつ、実際にそのダウンロードの求めがあった場合には、その求めに応じることをいうのであり、「その要求に応じること」とは、当該職員の求めの全てに応じた場合をいうのであって、その求めに一部でも応じない場合はこれらの規定の適用（電子帳簿等保存制度の適用・検索機能の確保の要件の緩和）は受けられないことに留意する。

したがって、その求めに一部でも応じず、かつ、規則第２条第６項第５号に掲げる要件（検索機能の確保に関する要件の全て）又は第５条第５項に定める要件（優良な電子帳簿に関する要件。なお、国税関係書類については、これに相当する要件）が備わっていなかった場合には、規則第２条第２項、第３項若しくは第６項、第３条又は第４条第１項の規定の適用に当たって、要件に従って保存等が行われていないこととなるから、その保存等がされている電磁的記録又は電子計算機出力マイクロフィルムは国税関係帳簿又は国税関係書類とはみなされないこととなる（電子取引の取引情報に係る電磁的記録については国税関係書類以外の書類とみなされないこととなる）ことに留意する。

また、当該ダウンロードの求めの対象については、法の定めるところにより備付け及び保存が行われている国税関係帳簿又は保存が行われている国税関係書類若しくは電子取引の取引情報に係る電磁的記録が対象となり、ダウンロードの求めに応じて行われる当該電磁的記録の提出については、税務職員の求めた状態で提出される必要があることに留意する。

ダウンロード要求に一部でも応じられなければ猶予措置はアウトで、その場合に検索要件などを満たしていなかったら（猶予措置を適用するぐらいだとまず満たしていないでしょうし）、本来の要件もアウトで終了って感じになるんですよね・・・。

Ｑ＆Ａを読んでも、印刷したものを出したりディスプレイ表示するだけではダメで「電磁的記録を複製した写しとしての電磁的記録の提出」ができないとダメみたいですね。

電磁的記録のダウンロードの求めについては、あくまで電磁的記録を複製した写しとしての電磁的記録の提出を求めるものであり、保存している電磁的記録を出力した書面を提示又は提出したり、電磁的記録を出力したディスプレイの画面を提示したりしたとしても、ここでいうダウンロード等の求めに応じたこととはならないことに留意する

なんだかこんな感じだと、猶予措置の適用を受けても、ちゃんとダウンロード要求に応じられるような電子取引データの保存ができないってリスクは、小さな会社だとそれなりというかかなりありそうな気がしますよね・・・。
やっぱりエクセルの索引簿でもいいから、小さな会社も検索要件を何とか満たすようにしておくのが無難なのかもしれませんね。

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前回の日記にも書いていた、所属する支部での研修会が終わってほっと一息。
人前で話をするのはやっぱりなかなか慣れないですよねえ・・・。レジュメに沿って話をしていくのがいっぱいいっぱいで、立て板に水といった感じで話をするのはなかなかできません。

研修が終わったところで、国税庁ＨＰに新しい電子帳簿保存法のパンフレットがアップされているのに気づいたのですが、終わった研修と同様来年の１月から義務化される電子取引データの保存方法に絞った内容になってるんですよね。

これだったら研修会でも紹介できればよかったな。なかなかうまくいかないものです。
↓このパンフレットは以下のリンク先で確認できます。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/pdf/0023006-085_01.pdf

このパンフレットでいいなと思ったのは、次のフローチャート。

矢印を追っていけば、法に従った処理をするためにはどんな要件を満たす必要があるのか、どの要件を満たせない場合に猶予措置の適用を受けることになるのかが、今までのパンフレットより分かりやすく説明されているような気がします。

ただ猶予措置を使うと、現状と比べてデータの保存をするという手間が増えるだけで、お客様の業務の効率化には何一つプラスになることがないのですよね。
それに調査する側にも、とりあえずデータを検索要件なしで保存するだけで、整理した印刷物を別途保管するという猶予措置の場合、データ保存にどんなメリットがあるのかいまいち想像が及びません。適当に保存されて検索もできないデータはうっちゃって、印刷して整理された紙の資料を見る方がきっと効率的なはず・・・。

先日お伺いしたお客様も、とりあえず猶予措置でいいかなという話になったのですが、「なんでこんな面倒くさいだけの処理を導入して、国には何かいいことあるの？」と聞かれて上手く答えることができませんでした(^^;。
きっと猶予措置だと、調査する側も特に今までと何も変わらない手続きの流れになるような気がしますが、何でこんな規定を設けたのでしょうね？

※私の事務所のホームページで公開している「電子取引データ保存シート」。
インボイス番号で取引先名を引っ張る機能を付けてから、取引先名の自動取得の確度も飛躍的に上がったような気がします。
www.youtube.com
連続取込がぴしっと決まると気持ちいいですよね(*^^*)。

神戸市東灘区御影の会計事務所 小林敬幸税理士事務所です

再来月からのインボイス制度が迫ってきて、インボイス制度とともに電子帳簿保存法の話をする機会が増えてきました。
電子帳簿保存法といっても電子取引データ保存の話しか課題になりませんが、次のように色々なパターンがある保存方法。

だいたい１番の「完全な検索機能を備えた原則的な方法」か、５番の「猶予措置」の二択になったうえで、「どっちも嫌だけど、とりあえず猶予措置でいいかな」という結論になる場合が多い感じです(^^;。

電子取引データが月１０件もない場合。また請求書の受け取りから支払い、記帳まで一人が担当していて、データを共有する必要がないような小さな会社の場合・・・。
そんな会社で電子取引データを検索可能なデータにして、会計ソフトに取り込めるようにしても、電子取引データだけをクラウドに保管して共有できるようにしても、メリットが特になく自然テンションが下がることに。
月数件だったら会計ソフトも手打ちの方が早いし、今までと同様印刷した上でデータを適当なフォルダに放り込む方が楽と言われたら、そうですよねとしか言いようがないですし。
「完全な検索機能を備えた原則的な方法」に前向きに取り組んでもらうためには、何かメリットが提示できればいいのですけど、こちらも正直思いつかないし。
猶予措置は要件の緩和と引き換えに、税務調査等で電子データを有無を言わせずダウンロードさせる「ダウンロード要件」が紐づきだし、電子データの保存ができてなければ電子帳簿保存法の法定要件を欠いて、青色申告取消しとかもあり得るとかいうマイナスの話を積極的にすべきなのかしら？ただダウンロード要件とか、今までない概念をうまく説明するのも難しいですよねえ・・・。うーん。

※ソフトバンクの利用明細にもインボイス番号が記載されるようになったみたいなので、エクセルでの自動取込を試してみました。

インボイス番号があれば、取引先名をほぼ間違えずに取り込めますよね。もっと色々なサンプルがあればいいのですが、１０月から記載というところがやっぱり多いのかしら・・・。

www.youtube.com

神戸市東灘区御影の会計事務所 小林敬幸税理士事務所です

私の書いた本

新版 3日でマスター! 個人事業主・フリーランスのための会計ソフトでらくらく青色申告 ダウンロードサービス付

• 作者:小林 敬幸
• あさ出版

Amazon

増刷にあたって電子帳簿保存法の部分を加筆したりしていたのですが、義務化される電子取引データ保存以外の「電子帳簿等保存」と「スキャナ保存の部分」は、容認規定ということもありどうしても申し訳程度の解説に・・・(^^;。

電子帳簿等保存の方は、会計ソフトを使っていたりパソコン上で書類を作成していたら特にハードルは高くないと思うのですが、一筋縄には行かないかなと思うのはスキャナ保存。
上記表の「必要なもの」にある「訂正削除履歴が残る又は訂正削除できないクラウド等に保存」という要件がハードル高い感じです。

弊所のお客様でも「経理書類の保管はかさばるし、スキャナでデータにして保存していいなら、スキャンして捨ててしまいたい」と、スキャナ保存に前向きな人は一定数いらっしゃったのですが、この「訂正削除履歴が残る又は訂正削除できないクラウド等に保存」という要件のところで全員諦めてしまうことに。

DropboxやOneDrive、GoogleDriveといったクラウドストレージを使っている人は多いですし、スキャナ保存とは関係なく従来より紙保管と並行してクラウドストレージにスキャンした経理書類を保管して、弊所とデータ共有してくださる方もいるのですが、自分の業務に必要のない「訂正削除履歴が残る又は訂正削除できないクラウドストレージ」を使っているような方は当然ゼロ。
かといってスキャナ保存のために、月１万円とかお金を払って新しく要件を満たすクラウドストレージを契約するのも業腹だと、そこで終了になってしまいます。

ネックは「毎月お金払って専用のクラウドストレージやシステム導入するくらいなら、紙保管でいいわ」ということなので、何か固定費不要ないい方法がないかなあと思っていたのですが、Synologyという会社のNASは標準でファイルを書き込んだ後ロックして訂正削除ができないようにしたり、訂正削除の履歴を残したりできるみたいですね。
event.synology.com

それに標準でDropboxやOneDrive、GoogleDriveなどのクラウドストレージと同期する機能もあるみたい。
www.synology.com

あとはScanSnapとＰＣなしで直接接続できるのも便利そう。
event.synology.com

NASでスキャンデータを保存して、今使っているクラウドストレージと同期して運用する方法だったら、最初にNASを購入する数万円の初期投資以外、毎月発生するような固定費用はないですし、検討してくださる方もいらっしゃるかも。
まあでも、まず最初に自分で試してみないとダメですよね・・・。

✳︎久しぶりに一人で新幹線

若い頃はずっと本を読んだりパソコン叩いたりしていたけど、最近は電車に乗ったらぼーっとしていることが増えたような…。

神戸市東灘区御影の会計事務所 小林敬幸税理士事務所です

前回書いたＮＡＳでスキャナ保存ができるかなあという話。
実際にスキャナ保存の要件を満たすのかしらと、Synology社のNASの訂正削除ができなくなる「WriteOnce」の機能や、ScanSnapとの連携について解説されたネット記事があったので読んでみました。
internet.watch.impress.co.jp

スキャナ保存の要件には、次の国税庁のパンフレットのように訂正削除の禁止（ヴァージョン管理）の他、「タイムススタンプの付与」というものもあります。

タイムスタンプの付与の他、「入力期間内にスキャナ保存したことを確認できる場合には、このタイムスタンプの付与要件に代えることができます」ということで、データの保存がされた日時を客観的に証明できる場合もＯＫというようになっています。

具体的にどういうものかというと、次の電子帳簿保存法取扱通達のように、

電子帳簿保存法取扱通達
（国税関係書類に係る記録事項の入力を速やかに行ったこと等を確認することができる場合（タイムスタンプを付す代わりに改ざん不可等のシステムを使用して保存する場合））
４－26
規則第２条第６項第２号ロ（（タイムスタンプの付与））に掲げる要件に代えることができる同号柱書に規定する「当該保存義務者が同号（規則第２条第６項第１号）イ又はロに掲げる方法により当該国税関係書類に係る記録事項を入力したことを確認することができる場合」については、例えば、他者が提供するクラウドサーバ（同項第２号ハに掲げる電子計算機処理システムの要件を満たすものに限る。）により保存を行い、当該クラウドサーバがＮＴＰ（Network Time Protocol）サーバと同期するなどにより、その国税関係書類に係る記録事項の入力がその作成又は受領後、速やかに行われたこと（その国税関係書類の作成又は受領から当該入力までの各事務の処理に関する規程を定めている場合にあってはその国税関係書類に係る記録事項の入力がその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに行われたこと）の確認ができるようにその保存日時の証明が客観的に担保されている場合が該当する。

例示として以下のようなものが挙げられています。

• 他者が提供するクラウドサーバにより保存を行い、
• 当該クラウドサーバがＮＴＰ（Network Time Protocol）サーバと同期するなどにより、その国税関係書類に係る記録事項の入力がその作成又は受領後、速やかに行われたことの確認ができるようにその保存日時の証明が客観的に担保されている場合が該当する。

また国税庁のＱ＆Ａでは、タイムスタンプ付与以外の方法として、以下のように回答されています。
電子帳簿保存法一問一答（Q&A）〜令和４年１月１日以後に保存等を開始する方〜｜国税庁

問30
訂正削除履歴の残る（あるいは訂正削除できない）システムに保存すれば、タイムスタンプの付与要件に代えることができるでしょうか。

【回答】
そのシステムに入力期間内に入力したことを確認できる時刻証明機能を備えていれば、タイムスタンプの付与要件に代えることができます。 なお、この場合であっても、スキャナ保存に係る他の要件を満たす必要があることにご留意ください。

【解説】
国税関係書類についてスキャナ保存する場合には、その国税関係書類に係る記録事項にタイムスタンプを付与することが要件として規定されており（規２⑥二ロ）、当該保存義務者が訂正削除履歴の残る又は訂正削除できないシステムに保存する方法により規則第２条第６項第１号の入力期限内に当該国税関係書類に係る記録事項を入力したことを確認することができる場合には、その確認をもって当該タイムスタンプの付与要件に代えることができることとされています。
この訂正削除履歴の残る（あるいは訂正削除ができない）システムでタイムスタンプ付与の代替要件を満たすためには、タイムスタンプが果たす機能である、ある時点以降変更を行っていないことの証明が必要となり、保存義務者が合理的な方法でこの期間制限内に入力したことを証明する必要があると考えられます。
その方法として、取扱通達４－26では例えば、ＳａａＳ型のクラウドサービスが稼働するサーバ（自社システムによる時刻の改ざん可能性を排除したシステム）がＮＴＰサーバ（ネットワーク上で現在時刻を配信するためのサーバ）と同期しており、かつ、スキャナデータが保存された時刻の記録及びその時刻が変更されていないことを確認できるなど、客観的にそのデータ保存の正確性を担保することができる場合が明示されています。
なお、タイムスタンプの付与要件に代えて訂正削除履歴の残る（あるいは訂正削除できない）システムに保存する場合であっても、スキャナ保存に係る他の要件を満たす必要があることにご留意ください。

問31
タイムスタンプの付与要件に代えて入力期間内に訂正削除履歴の残るシステムに格納することとする場合には、例えば、他社が提供するクラウドサーバにより保存を行い、当該クラウドサーバについて客観的な時刻証明機能を備えている必要があるとのことですが、自社システムで満たすことは可能でしょうか。

【回答】
時刻証明機能を他社へ提供しているベンダー企業以外は自社システムによりタイムスタンプ付与の代替要件を満たすことはできないと考えられます。

【解説】
自社システムについては、保存された時刻の記録についての非改ざん性を完全に証明することはできないため、取扱通達４－26が求めるように保存日時の証明が客観的に担保されている場合に該当しないことから、原則として自社システムで当該代替要件を満たすことはできません。 ただし、時刻証明機能を備えたクラウドサービス等を他社へ提供しているベンダー企業等の場合には、サービスの提供を受けている利用者（第三者）との関係性から当該システムの保存時刻の非改ざん性が認められることから、自社システムであっても例外的に客観性を担保し得ると考えられます。
したがって、当該サービスを提供しているベンダー企業以外で自社システムを使用して保存時に満たすべき要件を充足しようとする場合には、代替要件によらずタイムスタンプを付与することが必要となります。

問34
訂正削除を行うことができないシステムとは、どのようなシステムであれば要件を満たしているといえるのでしょうか。

【回答】 画像データを全く変更できないシステムであり、かつ、保存されているデータが読み取り直後のデータであることを証明できるシステムであれば、スキャナ保存における訂正又は削除を行うことができないものとして取り扱われます。

【解説】 スキャナ保存における訂正又は削除の履歴の確保の要件は、訂正又は削除前のデータを確実に確認できることを目的にしたものですので、訂正削除ができないシステムで当該要件を満たす場合には、以下のようなシステムであれば、要件を満たすものとして取り扱われます。 なお、訂正又は削除の履歴を確保しているシステムから、訂正削除ができないシステムへデータを移行する場合には、訂正又は削除の履歴も併せて移行する必要があります。

○ 訂正削除ができないシステムの例
内容の書き換えができない保存媒体の場合で、保存媒体へのデータ記録年月日の記録、保存媒体自体に変更又は複製できない一連番号等を記録し、保存媒体自体の差し替え及び破棄を防止するなど、保存媒体自体の管理が適切に行われていることなどにより、保存されているデータが読み取り直後のデータであることを証明できるようなシステム（具体的には、例えば、他者であるクラウド事業者が提供するクラウドサービスにおいてスキャナ保存し、利用者側では訂正削除できないクラウドシステム）

この３つのＱ＆Ａともに「クラウドシステム」や「クラウドサーバ」を使うことが例として挙げられていて、タイムスタンプを押さない場合は専用のクラウドシステムを使うのが当然って感じになってますよね(^^;。
特に問３１は「自社システムによりタイムスタンプ付与の代替要件を満たすことはできないと考えられます」ということで、クラウドシステム以外の選択の余地がないような書きぶりです。
タイムスタンプにしても専用のクラウドシステムにしても新たな費用が継続的に発生するのに、どうしてもどちらかを使ってもらいたいのでしょうかねえ・・・。やはりＮＡＳのような自社システムだと、客観的な時刻証明機能は難しいとしたいのでしょうか？

ちなみにＮＡＳの時刻証明機能ですが、このSynology社のNASだと
kb.synology.com
ということで、時刻はＮＴＰサーバと同期することはできるようになっているみたいです。

まあこの訂正削除の禁止（ヴァージョン管理）要件やタイムスタンプ要件は、スキャナ保存したデータが読取った直後のデータであること証明することなのでしょうから、ＮＡＳでも書き換えができないように設定したうえで、時刻はＮＴＰサーバと同期するようにしていれば、問題はないように思えます。

• ソフト上、データの訂正・削除ができないように設定したうえで
• 資料の訂正・削除を行った場合には、訂正・削除前のデータは併存で残るようにして（データの訂正・削除ができなければ、当然新旧が併存する）
• 入力期限内に入力されていることは、NTPサーバとの同期機能で確認できる（訂正削除ができなくとも、ＮＴＰサーバとの同期を一時的に切って保存するとか、時刻偽装の余地が排除できないのかなあ・・・？）

のだったら、タイムスタンプかクラウドシステムを使わなくても、ＮＡＳの自社システムでもいけるのじゃないのかなあ。
もうちょっと調べてみたいと思います。

神戸市東灘区御影の会計事務所 小林敬幸税理士事務所です

前回の日記で
「ScanSnap単体で「日付_金額_店名」でOCRをかけると、手書きの領収書以外は結構いい精度で取り込めるんですよね」
と書いたのですが、しばらく前にその話を知り合いの税理士さんにしたところ
「90%合っていても10%間違ってたら、その間違い探すのに手間がかかるから使えないわ」
みたいなことを言われたことがありました。
確かに金額微妙に間違えたまま取り込んでしまって、あとで間違い探しで訂正ということになったら、手入力の方が早かったというオチにもなりかねないですよね・・・。

他に何かいい方法がないかなあと考えていたのですが、ふとエクセルでも画像にＯＣＲかけてテキストデータに変換できる機能があったことを思い出したので、取引データへの変換に使えるか試してみました。

エクセルはメニューの以下のアイコンを選択すると、画像データからＯＣＲで、画像上の文字をテキストデータに変換することができます。

ただ日本語の変換は正直微妙で、取引先名とかそのままレシートの取り込みには使うことはできないかなあという感じです。
その取引先名、１０月からインボイス番号がレシートに記載されるようになっているので、「Ｔ+番号」のインボイス番号さえ拾うことができれば国税庁のAPIに投げて返ってきた業者名を取得すればいいんだから、もしかしたら使いものになるかも・・・。

ということで、試しに手元のレシートをスキャンして、エクセルで取り込んでみました。

• ドトールのレシート

• 郵便局のレシート

• 本屋さんのレシート

• コンビニのレシート

• サンマルクカフェのレシート

• パン屋さん（印刷がかすれると厳しい・・・）

取り込んでみると、必要な情報である「インボイス番号」と「日付」と「金額」は、ほぼ完璧に取り込めている感じ。
金額から取引金額を選択させるのはちょっと面倒そうだけど、以前作った次の「電子取引データ保存シート」と同じ仕組みを使えば、意外と簡単にデータ抽出できるかも。

www.youtube.com

上手く実務に使えそうな方法を考えてみたいと思います。

神戸市東灘区御影の会計事務所 小林敬幸税理士事務所です