私の事務所のＨＰで公開しているエクセルの「電子取引データ索引簿作成＆ファイル保存シート」。
私の先月分の帳簿から自分でも使うようにしてみたのですが、実戦に使うと想定外のパターンに出くわしては不具合に対応することに・・・。
今回もたまたま1,000円未満の領収書があったのですが、桁区切りされている数字しか取引金額として拾わないようにしていたので、３桁のものも取引金額として引っ張るよう改修しました・・・。
プログラムは、「こんなこともあるかなあ～？」とか頭で想像しながら書いているのですが、実際に使ってみると片手落ちな部分がいっぱい出てきます。
やっぱりデバッグって時間をかけてやらないとダメですね・・・。
この電子取引データの保存、私自身の電子取引データは現状ほぼ100％クレジットカード払いのものだけという感じです（銀行振込のものは、まだ書面でもらえている状況）。
カード取引の場合記帳は明細データを取り込む方が早く、電子取引データ自体を入力に活用する機会は今のところなさそうですが、索引簿の記録とファイル名の変換をある程度自動化できると、「印刷して保管」と比べても思いのほか楽な気がします。
それに索引簿のリンクをクリックすると証憑が展開するというのは、チェックする側も意外に便利な印象がありますね。
例えば索引簿とＰＤＦファイルの保管フォルダをサーバやクラウドストレージに設定して、営業や仕入担当と経理がこのフォルダを共有しておけば、請求書や領収書を受け取った担当者がＰＤＦファイルをこのエクセルファイルに放り込んでおけば、経理はこのエクセルファイルの索引簿をチェックして、支払処理や記帳をかんたんにペーパーレス化できる可能性があるのかも。
帳簿をチェックする税理士としても、この索引簿を見せてもらえれば特に問題なくチェック処理が進められるんじゃないのかなあ・・・。
もうちょっといろいろと試行錯誤してみたいと思います。