私の事務所のホームページで公開しているエクセルファイル「給与・賞与・年末調整自動計算シート」。最近ユーザーフォーム上で郵便番号から住所を自動で引っ張ってくる方法を覚えたので、その機能を追加してみました。
このファイルを修正しながら思ったのは、来年から導入されるマイナンバー制度で、データの削除って完璧にできるのかしらということです。
事業者が従業員などのマイナンバーを確認して、書類やデータとして記録する場合、法令で決められた保存期間を過ぎると、絶対に廃棄しなければならないことになるようです。
例えば扶養控除等申告書は７年間の保管が必要なので、その期間まではマイナンバーを含めた書類やデータを保管する必要がありますが、それを過ぎるとマイナンバーの部分を廃棄や削除する必要があります。
廃棄の方法については、Ｑ＆Ａでは「マイナンバーの部分を復元できない程度にマスキング又は削除した上で他の情報の保管を継続することは可能です。」とマイナンバーの部分が復元できなければ、他の部分は残しておいてもいいようです。
とはいえ紙の書類だとその部分を切り取りでもしない限り復元不可能にはできないでしょうから、原則は溶解や裁断といった方法で、全て破棄することになるのでしょうね。
データの場合はマイナンバーの部分だけ削除ということは可能でしょうけど、実際どうやって運用すべきなのでしょうか？
税務ソフトなど専用のソフトを使うのであれば、期限が来たら自動的にマイナンバーだけを消去してその記録をとっておくといった機能を付けることは可能なのでしょうけど、エクセルなどの汎用アプリでマイナンバーを管理する場合、データの削除期限を常に意識しなければならないのでしょうか？
上書き保存やごみ箱に入れて削除しただけでは復元可能なので、この要件は満たさないでしょうし。さらに削除を忘れていた場合などに、エクセルでデータを時限消去とかできるのでしょうかねえ？
実際どうやって運用していくのか、また勉強していかないと・・・。