来年の春ごろに所属する支部で電子帳簿保存法の研修をさせていただけそうになったので、義務化される電子取引データ保存に重点を置いた研修ができればいいなと、ぼちぼちとレジュメなどを作っています。
具体的な電子取引データの保存のやり方の前に、一応かんたんな電子帳簿保存法や電子データ保存の概要の解説なども作成しているのですが、電子取引データの保存要件である真実性の要件と可視性の要件を見ていても、対策の選択肢は結局２つぐらいに絞られてくるんじゃないのかなあという感じです。
真実性の要件は以下のような感じですが、
１の「タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う」は、わざわざコストのかかるタイムスタンプを付してから送ってくれる取引先がどれだけあるのかしらと思うと、この方法はまず消えますよね。
３の「訂正・削除の履歴を確認できるシステムまたは記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う」は、一見クラウドストレージに保管すればＯＫなように思えますが「授受」も含まれているのがくせものです。
たとえば取引先に請求書や領収書の電子データを送ってもらう場合、メール添付で送ってもらったものをクラウドストレージにアップロードするのはＮＧで、先方にこのクラウドストレージ経由で電子データを送ってもらって、そのうえで保存する必要があります。
取引先とクラウドストレージを共有してそれ経由で送ってもらうというのも、先方に協力してもらう必要がありますし、みんなが対応してくれるというのも期待薄ですよね。これも選択肢から消えるような気がします。
２の「取引情報の授受後、速やかに（又は業務の処理に係る通常の期間（２ヶ月＋7日以内）を経過した後速やかに）タイムスタンプを付す（訂正・削除を行ったことが確認できるクラウド等にアップロードもするのもＯＫ）とともに、保存を行う者または監督者に関する情報を確認できるようにしておく」は、
タイムスタンプ方式で行くのなら専用システムを使うのが必須になってきますし、
クラウドストレージに保管する場合にも検索要件を満たそうとするのなら、やっぱり専用のシステムやクラウドサービスの利用が必須になってくるように思えます。
専用のシステムやサービスを使うと、やっぱり初期費用や月次の費用がネックになってきますよね・・・。
逆にOneDriveやDropboxなど安価なクラウドストレージを使おうとすると、検索要件を満たすため自社での手当てが必要になってくるので、次の４の方法とあまり違いが出てこないような気がします。
４の「正当な理由のない訂正や削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規程に沿った運用を行う」は、事務処理規程の整備さえすれば、エクセルの索引簿やファイル名変更だけで対応できるため、一番コストは安いけど、索引簿作成とかの事務作業がネックになってくる感じでしょうか？
可視性の要件は以下のような感じですが、
要点は検索機能の確保ですよね。
といっても真実性の要件と絡めて考えると、
- 検索要件を満たす機能を持った、専用システムや専用サービスを有償で利用して対応する。
- 無償でエクセルの索引簿や、ファイル名変更で対応する。
の２つぐらいしか選択肢がないような気がします。
来年の春ごろには新しい情報も出てきているのかなあ・・・？まあまだ研修はだいぶん先なので、ゆっくり考えていきたいと思います。