前回に引き続き現在作成中のエクセルシート「電子取引データ保存シート」。
なんとなく実用に耐えるような感じになってきたので、使い方を動画にしてみました。
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使っているパソコンに機能限定版の動画編集ソフトがバンドルされていたので、４年目にして初めて使うことに。
字幕などを入れてみたのですが、基本的にはパワーポイントとかと同じような感覚で作る感じなのですかねえ？なかなか難しい・・・。
この電子取引データの保存義務。先日もお客様に説明することがあったのですが、エクセルで索引簿を作るか、ファイル名に「日付_金額_取引先名」を入れて保存するかの話をしたところ、やっぱり「他の会社もこんな面倒くさいことしてるのですか？」との、心底嫌そうな反応をいただくことに。
まあメール添付で送られてきた請求書や、ネット通販の領収書などは全部対象になってくるので、ＩＴ化を特に進めていない小さな会社でも、対象となるデータは月１０件ぐらいはある感じですよね。それを索引簿作ったりファイル名をリネームするのは、手作業だと件数は少なくてもやっぱり面倒な作業になるような気がします。
メール添付されたＰＤＦの請求書の保存先や、ブラウザからダウンロードするＰＤＦ書類の保存先のフォルダを決めておいて、月に一回程度、そのフォルダのＰＤＦファイルをこのエクセルファイルに放り込んで自動的に索引簿に変換していくといったルーチンを作れば、そんなお客様の不毛な作業を少しでも軽減できるでしょうか？