ファイル名をデータ入力に活かせないか・・・？
富士通のコンパクトなドキュメントスキャナ「ScanSnap」。
私も愛用していますが、お客様の中にはこれでレシートをスキャンして、私の事務所との共有フォルダに保存してくださる方もいます。
ScanSnapでレシートをスキャンすると、次のようにOCRでかなりの精度で取引日付や店名、金額を認識して、データに変換・保存してくれます。
この取り込んだデータ、ScanSnapのアプリでもCSV出力する機能がありますし、弥生会計でも「スマート取引取込」というデータから仕訳を作成する機能があります。
しかしアプリから出力する場合、出力の都度対象のレシートを個別に選択しなければならないので、お客様に出力してもらう場合手間がかかるしミスもあったりします。
また「スマート取引取込」は速度が遅いし、弥生のあんしんサポートに加入していないと使えない(^^;という問題があったりします。
何か手軽にこのデータを入力に活かせないかなあとファイル一覧を眺めていると、そもそも既にファイル名に「日付」も「店名」も「金額」も入っていることにハタと気づきました。
「これをこのまま使う方が手っ取り早くない？」というわけで、Excelを使ってファイル名から自動での仕訳データ作成にチャレンジしてみました。
ファイル名から仕訳データの作成まで
レシートの取込み
設定後ScanSnapでレシートを取込むと、こんな感じでＯＣＲで日付と店名と金額を自動でファイル名にして保存してくれます。
手元にあった１２枚のレシートを取込んでみましたが、２件金額に間違いがありましたが、日付と店名は完璧。ScanSnapさえあれば、この機能は無料で使えるのでありがたいですよね。
ファイル名の取込み
出来上がったファイルを一括ドラッグ＆ドロップでエクセルファイルに放り込むと、こんな感じでファイル名を「取引日付」、「店名」、「金額」に分けてデータにすることができます。
エクセル上での修正、仕訳データ出力
以下のようになったデータの金額を修正した上で、勘定科目は店名から類推させたり手入力で修正したのち、弥生会計に取り込める仕訳データとして出力します。
一連の作業を動画にしてみると、こんな感じ。
まあこうやってレシートをスキャンしてくれるお客様が多ければ、こんなエクセルファイルも便利そうな感じですが、現状一件しかいらっしゃらないのであまり効率化にはつながらないかなあ・・・。