１月もほぼ終わり、私の事務所もいよいよ確定申告モードに突入です。
普段はほとんど記帳代行をしていない私の事務所も、この時期は記帳作業から逃れられません。
最近は預金通帳を始め様々な会計資料が電子データで取得できるので、お客様にも極力データで送ってもらい、自動で会計ソフトに取り込むことができるようなやり方をできるところから導入しています。
ただお客様からいただいた生のデータは、往々にしてそのまま使うことができません。
たとえばいただいた預金のデータが以下のようなものであった場合・・・。
このデータは、「年月日ごとにデータが分かれている」、「入金・出金のデータが一列になっている」ので、これを弥生会計に取り込むにはちょっとした加工が必要です。
今回の場合は、年月日ごとに分かれているデータを、エクセルで利用できるシリアル値での日付データに変換し、入金・出金の別に金額を別の列に区分してみます。
具体的には、日付は「=date(B2,C2,D2)」とDate関数で結合し、入金と出金ごとに列を分けるには、「=if(A2="入金"、E2、””）」といったIf関数で、入金・出金をキーにして分けます。
そしてこのデータをこちらのホームページからダウンロードできる、「預金通帳明細→弥生会計仕訳日記帳変換シート(弥生会計14以降)」に貼りつけます。
www.kcc.zaq.ne.jp
勘定科目が「未確定勘定」になっていますが、これは摘要に対応する勘定科目をマスターに登録しておくと、自動的に勘定科目を引っ張ってきます。
登録も、ボタン一つで登録できます。
一度登録しておくと、次からは新規の摘要だけを追加するだけで済みます。
これで適用に対応する勘定科目が、自動で入力されました。
あとはボタン一つで、弥生会計に取込むデータを自動で生成します。
今回は預金データを弥生会計に取り込むデータを作成しましたが、電子データさえあれば加工次第で、そのまま会計ソフトに取り込むことができる方法は絶対にあります。
今週会った若い税理士さんにも「小林さんのホームページからダウンロードできるこのエクセル変換シートを顧問先に持って行って、顧問先でダウンロードした電子データを変換して自動で弥生会計に取り込んで、入力作業があっという間に終わります。それでいて記帳代行料は今まで通りもらっているので、すっごくいいですよ！」という感想をいただきました。
こういった感想をいただけると、Excel好き冥利につきますね(*^^*)。Excelがちょっと使えれば、会計や経理の仕事の時間が数分の一、数十分の一になることもあるので、もっとこの便利さを広めていければなと思います。
※今月から弥生さんもレシートをスキャンしてＯＣＲでデータ化し、そのまま弥生会計に取り込むサービスを始めたみたいですね。
cloud.watch.impress.co.jp
実際どこまで使えるのか？領収書を会計ソフトに入力する手間はどこまで減らせるのか？入力嫌いな人間にとっては、興味津々です。