少し前に京都の税理士さんとお話している時に、お客さんがエクセルで作成している現金出納帳を、事務所の会計システムにもう一度打ち込み直しているということを聞くことがありました。聞きながら「あぁ、何てもったいない」と、トホホな気持ちになりながら・・・。
大抵の会計システムはｃｓｖデータなどを取り込む仕組みを持っているので、エクセルなどのデータがある場合には、ちょっと工夫をすればそのデータをそのまま会計システムに流しこむことが可能になっています。
ただこのちょっとの工夫のためには、エクセルの知識などが若干必要となるので、エクセルが苦手な人には少しハードルが高いのかもとも思ったり。
というわけで弥生会計の仕訳日記帳にインポートできるデータを自動作成する、エクセルの現金出納帳を作ってみました。
日付や取引先、科目と金額を入力するオーソドックスなタイプの現金出納帳ですが、取引先名や取引内容は上書きのほか、予め登録しておいたものからリストで選択できるようになっています。
また勘定科目や補助科目は、上書きも可能ですが、登録しておくと取引先名や取引内容から自動で引っぱってくるようになっています。
入力後、ボタンひとつで現金出納帳のデータのうち、指定した日付のものを弥生会計にインポート可能なデータとして生成します。
使い方としては、
- お客さんに入力してもらって、入力後のエクセルファイルを送ってもらって、そのまま会計事務所の弥生会計に取り込む。
- 出納担当者に入力してもらって、そのエクセルファイルを経理に送ってもらって、それを取り込む。
といった感じでしょうか。
こういったデータ入力を手早く終わらせるには、ショートカットなどを活用して、できるだけキーボードだけで入力できるようになるのもコツの一つです。
再来週の週末には東京にエクセルの研修会を受けに行くので、業務効率化のための知識をもっと身につけてレベルアップしたいところですね。